Moderne Verwaltungen befinden sich in einem ständigen Wandel. Ziel ist es, das System Verwaltung effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten. Der wesentliche Erfolgsfaktor dafür ist die Optimierung der Geschäftsprozesse (Arbeitsabläufe). Diese stellt oft den Einstieg in ein umfassendes Qualitäts-management dar. Wir unterstützen Sie dabei mit  folgenden Modulen:

DEFINITION.

Gemeinsam mit Ihnen legen wir die zu analysierenden Geschäftsprozesse fest. Die Festlegung und Gewichtung der Kriterien für die zu untersuchenden Geschäftsprozesse unter Berücksichtigung der jeweiligen örtlichen Besonderheiten erarbeiten wir in Workshops. Kriterien können sein:

• Bearbeitungsdauer, Durchlaufdauer
• Kosten des Geschäftsprozesses, Anzahl der Beteiligten am Prozess
• Veränderungen in der Aufbauorganisation
• notwendige Veränderungen durch IT-Einsatz

ERHEBUNG.

Wir erheben die Geschäftsprozesse mit Hilfe verschiedener Organisations-techniken wie Einzel- und/oder Gruppeninterviews, Workshops, Auswertung von Aufzeichnungen oder Dokumentenanalysen. Eine intensive Einbeziehung der am Geschäftsprozess Beteiligten garantiert den Erfolg der Erhebung und der Umsetzung von Optimierungsveränderungen.

DOKUMENTATION.

Die Dokumentation der Geschäftsprozesse nehmen wir softwareunterstützt, z.B. mit MS Visio, vor. Je nach Art des Geschäftsprozesses werden die Darstellungs-formen gewählt – z.B. Ablaufdiagramm, Pfeildarstellung, Folgestrukturdiagramm.

ANALYSE.

Die Geschäftsprozesse werden nach unterschiedlichen Kriterien analysiert. Diese können sein:

• Wirtschaftlichkeit
• Kundenfreundlichkeit
• Organisationssicherheit
• Qualität

MODELLIERUNG.

Je nach örtlicher Zielsetzung der Geschäftsprozessanalyse erarbeiten wir Vorschläge für die Soll-Geschäftsprozesse, die sich insbesondere an der tatsächlichen Umsetzbarkeit orientieren. Der nachhaltige Nutzen für den Kunden wie eine Reduzierung der Bearbeitungsdauer oder eine Steigerung der Qualität der Leistung bilden dabei den Ausgangspunkt unserer Überlegungen.